Pengelolaan Proyek Teknologi Informas
STMIK ERESHA
Subyek : UJIAN AKHIR SEMESTER GANJIL 2010/2011
Nama : SAFRIZAL
NIM : 371 210 1201
Mata Kuliah : Pengelolaan Proyek Teknologi Informasi
Dosen : Bapak Prof. (R) Drs. Nazir Haryanto
Kelas / Angkatan : 37
SOAL
1. Strategi dari visi tingkat tinggi ( high – level vision ) merupakan arah kemana organisasi dijalankan. Mohon dijelaskan kemana teknologi ( Kemampuan THIO) organisasi diarahkan yang sesuai dengan strategi organisasi, sehingga tercapai kesuksesan proyek yang berupa keunikan proyek
Jawab
Pengertian organisasi menurut ahli manajemen Chester I. Bernard organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Jadi kemampuan (THIO) organisasi adalah bagaimana melakukan aktivitas kerjasama agar sasaran maksud dan tujuan organisasi tercapai sesuai dengan strategi organisasi , sehingga 8 faktor kesuksesan proyek yaitu :
1. Dukungan Eksekutif (tenaga kerja, uang, alat, dsb.)
2. Keterlibatan User
3. Manajer Proyek yang berpengalaman
4. Sasaran Proyek yang secara jelas terdefinisi
5. Lingkup secara jelas terdefinisikan (yang kecil)
6. Jadwal yang pendek, tonggak pengawasan ganda (multiple milestones)
7. Proses Pengelolaan Proyek secara jelas terdefinisi
8. Infrastruktur standar
Tercapai dan dapat menghasilkan proyek yang inovatif dan dapat memiliki daya saing berupa proyek yang unik.
2. Pengelolaan proyek dalam area knowledge menjelaskan mengenai kompetensi kunci pada proyek dan semua yang mempunyai kebutuhan dan harapan berbeda diantara personal diorganisasi tersebut. Hal tersebut merupakan pilihan yang harus dipertimbangkan untuk mengelola personal Knowledge, termasuk melakukan sharing resources dan komunikasi diantara individual. Mohon jelaskan hal tersebut termasuk sharing dari apa saja dan mohon beri contoh!
Jawab
Knowledge areas adalah kemampuan kunci yang harus dibangun oleh manajer untuk menggunakan dan menghasilkan sesuatu.
Untuk menghasilkan sesuatu itu yang harus dipertimbangkan adalah mengelola personal knowledge,termasuk melakukan sharing resources dan komunikasi antar individual yaitu dengan cara:
a: Mengelola personal knowledge : mengetahui benar kemampuan dan keahlian personal sehinggga keahliannya dapat dimanfaatkan secara maksimal dengan mengutamakan tujuan agar proyek berhasil walaupun personal tersebut mempunyai kebutuhan dan harapan yang berbeda.sehinga dapat menempatkan seseorang dengan prinsip manajemen yaitu “on the right man on The right place”.
b: Sharing resoures yaitu membuat nilai tambah dari sumber daya yang ada
c: Komunikasi antar personal yaitu melakukan komunikasi intensif terhadap personal yang memiliki kemampuan pada bidangnya.
Contoh : Seorang ahli IT dibidang database, maka manajer harus bisa memaksimalkan kemampuan database orang tersebut, dengan melakukan sharing kemampuanya kepada yang lain sehingga lingkungan proyek dapat memanfaatkan output yang didapat dari keahlian database tersebut dan bisa juga mengarah pada peningkatan outcomes dari proyek tersebut dengan cara melakukan komunikasi personal.
3. Faktanya investasi didalam knowledge Management (KM) tidak mempunyai dampak langsung pada bisnis, tetapi investasi didalam KM dapat secara tidak langsung mengarah pada peningkatan outcomes dari bisnis, mohon dijelaskan pengertian tersebut ! Mohon juga diberi contoh
Jawab
Definisi tentang knowledge management, menurut Gupta (2000) :
“A process that helps organizations find, select, disseminate, and transfer important information and expertise necessary for activities such as problem solving, dynamic learning, strategic planning and decision making”
Knowledge Management (KM) tidak mempunyai dampak langsung pada bisnis tetapi investasi didalam KM dapat secara tidak langsung mengarah pada peningkatan outcomes dari bisnis karena investasi KM antara lain menghasilkan mengubah proses bisnis dan budaya perusahaan
Contoh : Sir John Brown, CEO British Petroleum, misalnya. Ia menggunakan contoh berikut ketika menjelaskan keberhasilan penerapan Knowledge Management di BP. “Setiap kali kita melakukan sesuatu aktivitas, kita harus melakukannya lebih baik daripada sebelumnya. Pengeboran di laut dalam merupakan contoh yang baik. Pada tahun 1995, kami menghabiskan waktu 100 hari untuk menyelesaikan pengeboran di laut dalam . Sekarang kami hanya menghabiskan 42 hari”.
Peningkatan Outcomes dari bisnis
Perusahaan Target Pendekatan KM Outcomes
British Petroleum Know-how: brand attribute, kemampuan inovasi,
melakukan aktivitas lebih cepat dan lebih baik daripada kompetitor Jaringan, Peer Assist, Operations Value Process Penghematan per tahun mencapai 260 juta dolar,
peningkatan kecepatan dalam melakukan aktivitas
4. Semua proyek mempunyai elemen resiko dan beberapa proyek lebih beresiko daripada yang lainnya . Resiko muncul dari banyak sumber , baik internal maupun eksternal dari proyek . Mohon dijelaskan bagaimana resiko eksternal dapat timbul dan apa akibatnya pada proyek IT! Mohon beri contoh
Jawab
Merujuk survei pertengahan tahun 1990-an lalu, hanya sekitar 10% proyek IT yang diselesaikan sesuai dengan budget dan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Data lain dari Standish Group Study (CHAOS) menemukan bahwa pada 1995 hanya 16,2% proyek TI yang sukses, sementara lebih dari 31% proyek TI dibatalkan sebelum proyek rampung. Belum lagi, banyak ditemukan proyek TI yang mengalami pembengkakan cost sehingga tidak layak untuk dilanjutkan.
Bila disimak, dari uraian diatas dapatlah disimpulkan resiko eksternal dapat timbul diakibatkan karena akibat perubahan politik dan ekonomi suatu Negara. Akibatnya terhadap proyek TI adalah poyek TI dibatalkan sebelum rampung, atau proyek TI yang mengalami pembengkakan cost sehingga tidak layak untuk dilanjutkan
Contoh :
Politik – akibat adanya pergantian suatu kekuasaan maka proyek IT yang sedang dikerjakan bisa saja dibatalkan karena tidak memenuhi kepentingan yang berkuasa saat ini
Ekonomi - dengan adanya inflasi sehingga harga harga komponen It jadi membengkak pada saat mau mengerjakan proyek IT, sehingga proyek tidak dapat untuk dilanjutkan lagi.
5. Peningkatan Knowledge procesing seseorang akan mengarah pada peningkatan pada peningktan kapasitas untuk memproduksi dan mengintegrasikan knowledge baru, dan yang kemudian akan mengarah ke strategi bisnis dan model operasionalnya,peningkatan tersebut seharusnya diarahkan ke outcomes dari proyek IT yang lebih baik. Bearti peningkatan tersebut akan mempunyai makna bahwa kami mampu untuk belajar ( learn) dan share knowledge secara efektif . Mohon dijelaskan maksud dari belajar ( learn) dan share knowledge yang efektif sehingga menghasilkan outcomes bisnis TI yang lebih baik dan berguna bagi bisnis!
Jawab
maksud dari :
- Belajar (learn) yang efektif suatu kegiatan yang dikategorikan tidak mendesak dan penting yaitu selalu belajar dari apa yang dilakukan secara sistematis dan berkreativitas secara terus menerus, dan dapat melakukan inovasi – inovasi sehingga bisa menghasilkan Outcomes Bisnis TI yang lebih baik
- Share knowledge yang efektif adalah selalu dapat mengamati, mencerna, mendiskusikan serta memberi nilai tambah ( Value added ) yang didapat dari pengalaman pengalaman, nilai informasi yang kontekstual dan intuisi serta pendapat dari para pakar sehingga bisa menghasilkan Outcomes Bisnis TI yang lebih baik
NILAI DARI PA DOSEN 81, Nilai AKHIR A
Subyek : UJIAN AKHIR SEMESTER GANJIL 2010/2011
Nama : SAFRIZAL
NIM : 371 210 1201
Mata Kuliah : Pengelolaan Proyek Teknologi Informasi
Dosen : Bapak Prof. (R) Drs. Nazir Haryanto
Kelas / Angkatan : 37
SOAL
1. Strategi dari visi tingkat tinggi ( high – level vision ) merupakan arah kemana organisasi dijalankan. Mohon dijelaskan kemana teknologi ( Kemampuan THIO) organisasi diarahkan yang sesuai dengan strategi organisasi, sehingga tercapai kesuksesan proyek yang berupa keunikan proyek
Jawab
Pengertian organisasi menurut ahli manajemen Chester I. Bernard organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Jadi kemampuan (THIO) organisasi adalah bagaimana melakukan aktivitas kerjasama agar sasaran maksud dan tujuan organisasi tercapai sesuai dengan strategi organisasi , sehingga 8 faktor kesuksesan proyek yaitu :
1. Dukungan Eksekutif (tenaga kerja, uang, alat, dsb.)
2. Keterlibatan User
3. Manajer Proyek yang berpengalaman
4. Sasaran Proyek yang secara jelas terdefinisi
5. Lingkup secara jelas terdefinisikan (yang kecil)
6. Jadwal yang pendek, tonggak pengawasan ganda (multiple milestones)
7. Proses Pengelolaan Proyek secara jelas terdefinisi
8. Infrastruktur standar
Tercapai dan dapat menghasilkan proyek yang inovatif dan dapat memiliki daya saing berupa proyek yang unik.
2. Pengelolaan proyek dalam area knowledge menjelaskan mengenai kompetensi kunci pada proyek dan semua yang mempunyai kebutuhan dan harapan berbeda diantara personal diorganisasi tersebut. Hal tersebut merupakan pilihan yang harus dipertimbangkan untuk mengelola personal Knowledge, termasuk melakukan sharing resources dan komunikasi diantara individual. Mohon jelaskan hal tersebut termasuk sharing dari apa saja dan mohon beri contoh!
Jawab
Knowledge areas adalah kemampuan kunci yang harus dibangun oleh manajer untuk menggunakan dan menghasilkan sesuatu.
Untuk menghasilkan sesuatu itu yang harus dipertimbangkan adalah mengelola personal knowledge,termasuk melakukan sharing resources dan komunikasi antar individual yaitu dengan cara:
a: Mengelola personal knowledge : mengetahui benar kemampuan dan keahlian personal sehinggga keahliannya dapat dimanfaatkan secara maksimal dengan mengutamakan tujuan agar proyek berhasil walaupun personal tersebut mempunyai kebutuhan dan harapan yang berbeda.sehinga dapat menempatkan seseorang dengan prinsip manajemen yaitu “on the right man on The right place”.
b: Sharing resoures yaitu membuat nilai tambah dari sumber daya yang ada
c: Komunikasi antar personal yaitu melakukan komunikasi intensif terhadap personal yang memiliki kemampuan pada bidangnya.
Contoh : Seorang ahli IT dibidang database, maka manajer harus bisa memaksimalkan kemampuan database orang tersebut, dengan melakukan sharing kemampuanya kepada yang lain sehingga lingkungan proyek dapat memanfaatkan output yang didapat dari keahlian database tersebut dan bisa juga mengarah pada peningkatan outcomes dari proyek tersebut dengan cara melakukan komunikasi personal.
3. Faktanya investasi didalam knowledge Management (KM) tidak mempunyai dampak langsung pada bisnis, tetapi investasi didalam KM dapat secara tidak langsung mengarah pada peningkatan outcomes dari bisnis, mohon dijelaskan pengertian tersebut ! Mohon juga diberi contoh
Jawab
Definisi tentang knowledge management, menurut Gupta (2000) :
“A process that helps organizations find, select, disseminate, and transfer important information and expertise necessary for activities such as problem solving, dynamic learning, strategic planning and decision making”
Knowledge Management (KM) tidak mempunyai dampak langsung pada bisnis tetapi investasi didalam KM dapat secara tidak langsung mengarah pada peningkatan outcomes dari bisnis karena investasi KM antara lain menghasilkan mengubah proses bisnis dan budaya perusahaan
Contoh : Sir John Brown, CEO British Petroleum, misalnya. Ia menggunakan contoh berikut ketika menjelaskan keberhasilan penerapan Knowledge Management di BP. “Setiap kali kita melakukan sesuatu aktivitas, kita harus melakukannya lebih baik daripada sebelumnya. Pengeboran di laut dalam merupakan contoh yang baik. Pada tahun 1995, kami menghabiskan waktu 100 hari untuk menyelesaikan pengeboran di laut dalam . Sekarang kami hanya menghabiskan 42 hari”.
Peningkatan Outcomes dari bisnis
Perusahaan Target Pendekatan KM Outcomes
British Petroleum Know-how: brand attribute, kemampuan inovasi,
melakukan aktivitas lebih cepat dan lebih baik daripada kompetitor Jaringan, Peer Assist, Operations Value Process Penghematan per tahun mencapai 260 juta dolar,
peningkatan kecepatan dalam melakukan aktivitas
4. Semua proyek mempunyai elemen resiko dan beberapa proyek lebih beresiko daripada yang lainnya . Resiko muncul dari banyak sumber , baik internal maupun eksternal dari proyek . Mohon dijelaskan bagaimana resiko eksternal dapat timbul dan apa akibatnya pada proyek IT! Mohon beri contoh
Jawab
Merujuk survei pertengahan tahun 1990-an lalu, hanya sekitar 10% proyek IT yang diselesaikan sesuai dengan budget dan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Data lain dari Standish Group Study (CHAOS) menemukan bahwa pada 1995 hanya 16,2% proyek TI yang sukses, sementara lebih dari 31% proyek TI dibatalkan sebelum proyek rampung. Belum lagi, banyak ditemukan proyek TI yang mengalami pembengkakan cost sehingga tidak layak untuk dilanjutkan.
Bila disimak, dari uraian diatas dapatlah disimpulkan resiko eksternal dapat timbul diakibatkan karena akibat perubahan politik dan ekonomi suatu Negara. Akibatnya terhadap proyek TI adalah poyek TI dibatalkan sebelum rampung, atau proyek TI yang mengalami pembengkakan cost sehingga tidak layak untuk dilanjutkan
Contoh :
Politik – akibat adanya pergantian suatu kekuasaan maka proyek IT yang sedang dikerjakan bisa saja dibatalkan karena tidak memenuhi kepentingan yang berkuasa saat ini
Ekonomi - dengan adanya inflasi sehingga harga harga komponen It jadi membengkak pada saat mau mengerjakan proyek IT, sehingga proyek tidak dapat untuk dilanjutkan lagi.
5. Peningkatan Knowledge procesing seseorang akan mengarah pada peningkatan pada peningktan kapasitas untuk memproduksi dan mengintegrasikan knowledge baru, dan yang kemudian akan mengarah ke strategi bisnis dan model operasionalnya,peningkatan tersebut seharusnya diarahkan ke outcomes dari proyek IT yang lebih baik. Bearti peningkatan tersebut akan mempunyai makna bahwa kami mampu untuk belajar ( learn) dan share knowledge secara efektif . Mohon dijelaskan maksud dari belajar ( learn) dan share knowledge yang efektif sehingga menghasilkan outcomes bisnis TI yang lebih baik dan berguna bagi bisnis!
Jawab
maksud dari :
- Belajar (learn) yang efektif suatu kegiatan yang dikategorikan tidak mendesak dan penting yaitu selalu belajar dari apa yang dilakukan secara sistematis dan berkreativitas secara terus menerus, dan dapat melakukan inovasi – inovasi sehingga bisa menghasilkan Outcomes Bisnis TI yang lebih baik
- Share knowledge yang efektif adalah selalu dapat mengamati, mencerna, mendiskusikan serta memberi nilai tambah ( Value added ) yang didapat dari pengalaman pengalaman, nilai informasi yang kontekstual dan intuisi serta pendapat dari para pakar sehingga bisa menghasilkan Outcomes Bisnis TI yang lebih baik
NILAI DARI PA DOSEN 81, Nilai AKHIR A
Comments